Читать курсовая по делопроизводству: "Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления"

назад (Назад)скачать (Cкачать работу)

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

Курсовой проект

Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления Введение

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность и в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Усовершенствованию документационного обеспечения управления в учреждениях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников кадровых служб.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров». Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать ее эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью написания курсового проекта является усовершенствование делопроизводственного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

    Проанализировать систему документационного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»; Рассмотреть причины и факторы, которые препятствуют эффективной реализации задач и функций документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»; Рассмотреть существующие варианты по усовершенствованию делопроизводственного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

Объектом исследования выступает структурное подразделение НОУ ВПО МПСИ - отдел кадров.

Предметом исследования является система документооборота НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»: организация документооборота в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Структура курсового проекта состоит из: введения, трех глав: методологической, аналитической и практической; заключения, списка использованной литературы, приложений.

В первой главе рассматривается сущность исследуемого вопроса, определяется состав и краткое содержание документационного обеспечения НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

Во второй главе был проведен аналитический обзор и сформулирована прогнозная оценка ситуации в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

В третьей главе было предложено внедрение систем электронного документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» с целью усовершенствования делопроизводственного обеспечения в данном структурном подразделении. 1. Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе управления персоналом

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1, см. пр. 1].

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа [2, с.48].

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) научные, технические, лич­ные и официальные и другие

Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке [3, с.25].

Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они


Похожие работы

 
Тема: Исследование и совершенствование системы управления персоналом в органах государственного управления на примере управления №4 ГУПФР по г. Москве и Московской области
Предмет/Тип: Менеджмент (Диплом)
 
Тема: Исследование и совершенствование системы системы управления организацией на примере ГУМО "Спортивный клуб "Химик"
Предмет/Тип: Менеджмент (Диплом)
 
Тема: Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области
Предмет/Тип: Менеджмент (Курсовая работа (т))
 
Тема: Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области
Предмет/Тип: Менеджмент (Курсовая работа (т))
 
Тема: Совершенствование системы управления ООО "Кия-1"
Предмет/Тип: Менеджмент (Курсовая работа (т))