Читать реферат по делопроизводству: "Основы делопроизводства" Страница 7

(Назад) (Cкачать работу)

исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей: •номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел; •каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; •номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы; •номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного; •номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия. Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых: •охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; •раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; •конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; •систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Требования к формированию дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: •определение круга документов для включения в номенклатуру; •составление заголовков (наименований) дел; •разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел; •определение сроков хранения дел; •определение системы индексации и установление индексов дел; •оформление и удостоверение номенклатуры дел. Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре —