Читать реферат по делопроизводству: "Основы делопроизводства" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение. Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит: •прием и первичная обработка документов; •их предварительное рассмотрение и распределение; •регистрация документов; •контроль исполнения документов; •информационно-справочная работа; •исполнение документов; •их отправка; •систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов. Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин: «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено