(Назад)
(Cкачать работу)регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета. 6. Контроль исполнения Контроль исполнения в ООО «Автоэлемент» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.
Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.
В документах, присланных для исполнения из Федерального агентства по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях университета срок исполнения назначается ректором или проректорами.
Документы ООО «Автоэлемент» подлежат исполнению в следующие сроки:
– с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
– без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его
продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель ООО «Автоэлемент» обязан информировать руководство.
Снятие документа с контроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении. На контроль ставятся все поступающие документы ректора, требующие исполнения. 7. Классификация и систематизация документов. Формирование дел Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ООО «Автоэлемент» составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел ООО «Автоэлемент» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана директором ООО «Автоэлемент».
Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:
– в дело помещаются только
Похожие работы
Интересная статья: Быстрое написание курсовой работы