Читать контрольная по менеджменту: "Документационное обеспечение управления" Страница 1

(Назад) (Cкачать работу)

Содержание 1. Порядок подготовки дел для сдачи в архив

2. Общие требования к составлению и оформлению документов

. Группы организационно-распорядительной документации

. Основные виды служебных писем, порядок их составления и оформления

Список использованной литературы . Порядок подготовки дел для сдачи в архив Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации, а также физические лица. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению. Полное оформление дел предусматривает следующие операции: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Правила нумерации листов дела сформулированы в п. 3.6.9-3.6.15 Основных Правил работы архивов организаций и заключаются в следующем:

. листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

2. фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

. сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

. лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

. подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

. подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположении листов в деле;

. в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При

Похожие работы