- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- . . .
- последняя »
документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).
При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:
1. Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.
2. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.
3. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документе вместо самого документа, размножение проекта документа для одновременного согласования его с несколькими учреждениями.
4. Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.
5. Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.
При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить их на этой основе целесообразный порядок работы с документами в учреждении.
Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.
Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.
Работа с входящими документами включает следующие этапы обработки:
1. Приём и первичную обработку документов.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрацию.
4. Рассмотрение документов руководством.
5. Направление на рассмотрение.
6. Контроль исполнения.
7. Исполнение документов.
8. Подшивка в дело.
РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- . . .
- последняя »
Похожие работы
Тема: Основные этапы планирования |
Предмет/Тип: Менеджмент (Контрольная работа) |
Тема: Основные этапы планирования |
Предмет/Тип: Менеджмент (Контрольная работа) |
Тема: Основные этапы маркетингового исследования |
Предмет/Тип: Маркетинг (Реферат) |
Тема: Контроль и ревизия, основные этапы |
Предмет/Тип: Эктеория (Реферат) |
Тема: Основные этапы развития логики |
Предмет/Тип: Философия (Реферат) |
Интересная статья: Быстрое написание курсовой работы